Privatlivspolitik for Karholm Haveforening
Dataansvarlig:
Karholm Haveforening . Bestyrelsen.
1. Formål og retsgrundlag for behandling af dine personoplysninger
For at du kan være medlem af Karholm Haveforening og for at vi kan administrere foreningen forsvarligt, behandler vi en række oplysninger om dig.
Vores formål med at indsamle oplysninger er udelukkende foreningsadministration. Vi behandler kun dine oplysninger, når vi har et lovligt grundlag (retsgrundlag) jf. Databeskyttelsesforordningen art. 6.
Vi behandler dine oplysninger i forbindelse med følgende aktiviteter og retsgrundlag:
Aktivitet Retsgrundlag (GDPR Art. 6)
Håndtering af vedtægter, lejeaftale/brugsretsaftale mv. Nødvendig for kontrakt eller vedtægtsmæssige forpligtelser
Opkrævning og betaling af kontingent m.v. Nødvendig for kontrakt eller vedtægtsmæssige forpligtelser
Opfyldelse af medlemsopgaver (f.eks. arbejdsdage) Foreningens legitime interesse i administration
Byggeansøgninger og salg af haver Retlig forpligtelse (f.eks. lokalplaner) og kontrakt
Registrering til arrangementer (f.eks. navnelister til intern brug) Samtykke fra medlemmet eller legitim interesse
Billeder taget til arrangementer i foreningen Samtykke eller legitim interesse (hvis almindelige situationsbilleder)
Dokumentation (SMS, e-mails, anden kommunikation) Foreningens legitime interesse i dokumentation af aftaler
TV-overvågning af fællesarealer/adgangsveje Foreningens legitime interesse i sikkerhed
2. Hvilke personoplysninger anvender vi?
Vi indsamler og behandler følgende kategorier af personoplysninger:
  • Almindelige oplysninger: Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, havelodsadresse, indmeldelsesdato samt oplysninger om ejerforhold.
  • Følsomme oplysninger: Vi opbevarer ikke personnumre eller følsomme helbredsoplysninger.
  • Økonomi: For tillidsvalgte (bestyrelsesmedlemmer) indsamles bankoplysninger i forbindelse med løn/refusion.
  • Visuelle data: Billeder fra arrangementer og eventuelle optagelser fra TV-overvågning.
3. Hvor kommer oplysningerne fra?
Oplysningerne er primært indsamlet direkte fra dig i forbindelse med din indmeldelse i foreningen eller løbende registreringer foretaget af dig (f.eks. tilmelding til arrangementer).
4. Videregiver vi dine oplysninger?
Oplysningerne om dig bruges til den daglige interne administration.
  • Vi anvender eksterne databehandlere (f.eks. til IT-hosting, regnskabsprogrammer), som behandler data på vores instruks og er underlagt fortrolighed.
  • Dine oplysninger videregives ikke til kommercielle firmaer eller markedsføring.
  • Tavshedspligt: Bestyrelsen og tillidsvalgte har almindelig tavshedspligt omkring personoplysninger.
  • Samtykke til videregivelse: Hvis vi har fået dit specifikke samtykke, kan vi videregive oplysninger efter nærmere aftale (f.eks. til brugsretsforeninger eller lignende). Dette samtykke er frivilligt og kan til enhver tid trækkes tilbage.
5. Hvordan opbevarer og sletter vi dine personoplysninger?
Vi opbevarer kun dine oplysninger, så længe det er nødvendigt for det formål, de blev indsamlet til:
  • Medlemsdata: Oplysninger gemmes under dit medlemskab. Ved udmeldelse eller salg af have slettes data senest X måneder/år efter ophør, medmindre bogføringsloven kræver længere tids opbevaring (typisk 5 år for regnskabsdata).
  • TV-overvågning: Optagelser slettes automatisk efter 60 dage, medmindre de skal bruges i forbindelse med en konkret hændelse (f.eks. politianmeldelse).
6. Sikkerhedsforanstaltninger
Vi har implementeret organisatoriske og tekniske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine data:
  • Digitale lister og data opbevares på beskyttede drev med adgangskontrol via brugernavn og password, hvor kun bestyrelsen har adgang.
  • Fysiske udprint opbevares aflåst af bestyrelsen.
7. Dine rettigheder
Ifølge Databeskyttelsesforordningen har du en række rettigheder vedrørende vores behandling af dine oplysninger:
  • Ret til indsigt: Du har ret til at få adgang til de oplysninger, vi behandler om dig.
  • Ret til berigtigelse: Du har ret til at få urigtige oplysninger rettet.
  • Ret til sletning (“retten til at blive glemt”): Du har ret til at få slettet oplysninger, før tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer (med visse juridiske undtagelser).
  • Ret til begrænsning: Du har ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger.
  • Ret til indsigelse: Du har ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
  • Ret til dataportabilitet: Du har ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
Ønsker du at udøve en af disse rettigheder, bedes du kontakte bestyrelsen via ovenstående kontakt oplysninger.
8. Klagemulighed
Du har mulighed for at klage over vores behandling af dine personoplysninger. Klage skal indgives til den uafhængige tilsynsmyndighed i Danmark:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk